Einführung
 

Willkommen bei der ersten kostenlosen und freien Einnahmen-Überschuss Erfassung im World Wide Web!

Meine Initiative soll allen interessierten Freiberuflern und Gewerbetreibenden eine Unterstützung bei der Erstellung ihrer Einnahmen-Überschuss Rechnung bieten. Zusätzlich unterstützt die Erfassung die monatliche (oder quartalsweise) Umsatzsteuervoranmeldung, die jährliche Umsatzsteuererklärung und die jährliche Einnahmenüberschussrechnung. Ich selbst wickle inzwischen alle diese Punkte komplett mit dieser Erfassung ab und habe eines Tages beschlossen, diesen Service auch anderen Steuerzahlern zur Verfügung zu stellen.

An dieser Stelle weise ich allerdings auch mit Nachdruck darauf hin, was diese Erfassung nicht ist (und auch nicht sein darf): eine steuerrechtliche Beratungsleistung. Sie werden mit dieser Anwendung nicht oder nur sehr eingeschränkt eine steuerlich korrekte Einnahmen-Überschuss Erfassung erlernen. Diese Anwendung wird Sie nicht auf formale oder inhaltliche Fehler (steuerrechtlicher Natur) aufmerksam machen. Jetzt nicht und auch in Zukunft nicht. Des weiteren dürfen Sie diese Anwendung nur privat aber nicht beruflich nutzen. Bitte erfassen Sie hier also nicht die Daten Ihrer Clienten. Wenden Sie sich im Zweifel einfach an mich.

Die Erfassung folgt Grundsätzen, die meines Erachtens den Wert der Anwendung ausmachen:

Es gibt inzwischen auch eine Liste mit immer wiederkehrenden Fragen von Nutzern.

Grundlagen

Erfasst wird monatlich in freitextlicher Form. Leerzeilen werden als der Beginn eines neuen Absatzes interpretiert. Dabei werden zwei Formate als Befehle erkannt und erfordern eine gewissenhafte reguläre Form, um fehlerfrei interpretiert werden zu können:

Jahre

Bevor Sie mit der monatlichen Erfassung beginnen, müssen Sie ein steuerliches Jahr anlegen. Sie erledigen das auf dem Reiter 'Jahre' durch die Angabe einer gültigen Jahreszahl ab 2000. Danach erscheint dieses Jahr als neuer Reiter. Ebenso, also durch die Angabe einer gültigen Jahreszahl ab 2000, können Sie existierende Jahre auch löschen. Beachten Sie, dass diese dann unwiderruflich verloren gehen. Allerdings bekommen Sie das gelöschte Jahr noch als Mail zugeschickt und könnten es notfalls rekonstruieren.

Neben der monatlichen Erfassung können Sie für jedes Jahr die Zusammenfassung eines Monats, eines Quartals und des gesamten Jahres anzeigen.

Konten

Konten sind der kreative Teil Ihrer Erfassung. Ihre Konten verwalten Sie unter dem gleichnamigen Reiter und wie Sie sehen sind schon Konten angelegt. Bei der Anlage neuer Konten müssen Sie neben einer Kennung und einer Beschreibung auch die Art des Kontos angeben. Es gibt drei Arten von Konten:

  1. Einnahme - ein Konto dieses Typs erfordert in der Erfassung die Angabe des Steuersatzes und wird bei der Kalkulation der an das Finanzamt zu entrichtenden Mehrwertsteuerbeträge berücksichtigt. Im allgemeinen sind das Ihre Konten für die Einnahmen gegen verschiedene Kunden, sowie Konten für Sachentnahmen und Wertabgaben.
  2. Ausgabe - ein Konto dieses Typs erfordert in der Erfassung die Angabe des Steuersatzes und wird bei der Kalkulation der vom Finanzamt zu erstattenden Vorsteuerbeträge berücksichtigt.
  3. Sonstige - für diese Konten werden bei der Erfassung keine Steuersätze angegeben. Diese Konten nutzen Sie üblicherweise für Bilanzen. Zwischen Einnahmen und Ausgaben muss dabei nicht unterschieden werden.
Unter Angabe der Kontokennung können Sie Konten auch löschen. Beim Löschen müssen Sie sehr vorsichtig sein: die Auswertung der Erfassung quittiert jedes nicht zugeordnete Konto als einen Fehler und Sie werden bei der Erfassung die Posten neuen Konten zuordnen müssen. Übrigens können Sie sonstige Konten auch für die Bilanzierung von Zeiten, Stückzahlen oder allem was sich sonst noch aufaddieren lässt nutzen! Wie in der Buchhaltung üblich werden grundsätzlich nur positive Beträge gebucht.

Die Ansichten für die Monate, Quartale und Jahre werden in Farbe und in Schriftstil so gestaltet, dass Sie schnell eine Überprüfung der eingegebenen Daten durchführen können:

Für alle Buchungen gilt: es wird der Brutto- und der Nettobetrag angezeigt. Die bei der Erfassung angegebene Zahl wird dabei fett gedruckt, denn es ist die Zahl die Sie wahrscheinlich mit einem Beleg nachweisen müssen.

Zusammenfassung

Noch einmal die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Erfassung:

Für Fortgeschrittene

Mathematische Ausdrücke

Der Betrag bei Buchungen muss nicht notwendig eine einfache Zahl sein, sondern kann auch ein komplexer mathematischer Ausdruck sein. Die Grundrechenarten (+,-,*,/), Division mit Rest (%) und runde Klammern können dabei verwendet werden. Angezeigt wird dann in der Übersicht der errechnete Betrag. Auch hier gilt: ein vorangestelltes '*' kennzeichnet den Ausdruck als Nettobetrag. 
BUCHUNG[100,00|19|100|Busfahrkarte]
BUCHUNG[3*33,33 + 0,01|19|100|Busfahrkarte]
BUCHUNG[(20+30+40+50+60) / 2|19|100|Busfahrkarte]
BUCHUNG[einhundert|19|100|Busfahrkarte]
100,00=84,03+19% (100 - Busfahrkarte)
100,00=84,03+19% (100 - Busfahrkarte)
100,00 =84,03+19% (100 - Busfahrkarte)
BUCHUNG[einhundert|19|100|Busfahrkarte 1. Geldbeträge bitte korrekt angeben]

Formatierungen im Text

Hier noch ein paar Befehle zur Textformatierung die Sie vielleicht benutzen wollen:

Umsatzsteuervoranmeldung

Sie haben einen Monat lang fleißig erfasst und alle Einnahmen auf entsprechende Einnahmen-Konten und alle betrieblichen Ausgaben auf passende Ausgaben-Konten gebucht. Prüfen Sie nun noch einmal Ihre Eingaben, insbesondere die Angaben zum Umsatzsteuersatz (meist 19%, 7% oder 0%) nicht vergessen. Ganz unten in der Monatsübersicht finden Sie nun alle Angaben, die Sie für die Umsatzsteuervoranmeldung brauchen. Die Summen der Einnahmen zu den verschiedenen Steuersätzen könnte man in die Felder 81, 86 und 35/36 übertragen, die aufsummierte Vorsteuer in das Feld 66 eintragen. Auch wenn sich Ihre Umsatzsteuervoranmeldung nicht ganz so einfach gestaltet wie hier dargestellt, ist die monatliche Übersicht der Konten und Steuern sicher hilfreich.

Tipp: erstellen Sie ein sonstiges Konto und tragen Sie den angemeldeten Betrag der Voranmeldung dort ein. Das hilft bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung.

Berücksichtigen Sie bei der Erfassung auch schon alle privaten Leistungsentnahmen (= unentgeltliche Wertentnahmen), indem Sie effektiv zwei Buchungen vornehmen. Am Beispiel der monatlichen Telefonrechnung könnte das etwa so aussehen: 

BUCHUNG[ 44,73 | 19 | 122 | Telefon Festnetz 2007 März ]
BUCHUNG[ 31,31 | 19 | 621 | davon 70% Privatanteil ]
44,73=37,59+19% (122 - Festnetz 2007 März)
31,31=26,31+19% (621 - davon 70% Privatanteil)
Der Betrag von 44,73 Euro steht also tatsächlich auf einer Rechnung, die ich belegen kann, diesen Betrag gebe ich auch vollständig als Betriebsausgabe an. Der Privatanteil von 70% davon entspricht effektiv einer Einnahme und wird auf ein Einnahmen-Konto gebucht. Weiter Beispiele für private Entnahmen sind private KFZ Nutzung und (neu hinzugekommen) ein 20%er Eigenanteil bei der Bewirtung.

Umsatzsteuererklärung

Einmal im Jahr machen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung. Hier passiert eigentlich nicht viel mehr, als dass Sie eine Bilanz über alle 12 Umsatzsteuervoranmeldungen des Jahres ziehen. Wenn Sie, so wie empfohlen, unentgeltliche Wertabgaben auf Einnahmenkonten gebucht haben, dann können Sie einfach auf Seite 2 des Formulars alle Zahlen Ihrer Einnahmen-Konten unterbringen. In Zeile 62 auf der Seite 3 des Formulars tragen Sie die Summe aller Vorsteuebeträge ein, diese Zahl können Sie wieder direkt aus der Jahresübersicht ablesen. Zum Schluss tragen Sie auf Seite 4 in Zeile 108 die Summe aller Vorauszahlungen ein. Diese Zahl ermitteln Sie, indem Sie alle die Umsatzsteuer betreffenden Buchungen des Finanzamtes für die betreffenden Zeiträume aufsummieren (gehen Sie Ihre Kontoauszüge durch). Wenn Sie alles richtig gemacht haben sollte in Zeile 109 nun ein sehr kleiner Betrag stehen.

Bitte beachten Sie auch, dass für Sie möglicherweise noch andere Zeilen der Umsatzsteuererklärung wichtig sind. Holen Sie sich im Zweifel professionelle Hilfe!

Einnahmenüberschussrechnung

Für Ihre Lohnsteuererklärung erstellen Sie einmal im Jahr eine Einnahmenüberschussrechnung. Bitte prüfen Sie zunächst gründlich, ob Sie tatsächlich Ihre Gewinnermittlung mit diesem einfachen Mittel durchführen dürfen oder ob Sie nicht vielleicht doch zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet sind. Im letzteren Fall werden Sie ohne professionelle Hilfe nicht auskommen und dieser Service wird maximal für eine Übergangszeit sinnvoll nutzbar sein.

Bis vor kurzem wurde eine Einnahmenüberschussrechnung freitextlich-formalisiert durchgeführt. Inzwischen gibt es auch dafür ein Formular vom Finanzamt, welches zwingend genutzt werden muss (Anlage EÜR). Nun geht es darum, eine Zuordung zwischen Ihren Konten und den Feldern des EÜR Formulars zu finden. Das ist ein kreativer Akt und nicht automatisierbar. Er gestaltet sich umso einfacher, je sauberer Sie Konten in Ihre Erfassung eingeführt haben. Und es gilt: ohne Grundlagenwissen zum Steuerrecht wird Ihnen auch mit diesem Service ein Gang zum Steuerberater nicht erspart werden können.

Wie Sie wissen darf ich Sie nicht steuerlich beraten. Deshalb an dieser Stelle nur Tipps sehr allgemeiner Natur.

ElsterFormular bietet eine elektronische Version des Formblattes EÜR. Die Nachteile einer manuellen Erfassung (mit Bleistift vorarbeiten etc.) entfallen dann entsprechend.